Selbstständig unterwegs: was du anmelden musst

Freiberuf oder Gewerbe

Welche Berufe freiberuflich sind, zählt § 18 EStG auf, darunter schriftstellerische, künstlerische, unterrichtende und beratende Tätigkeiten sowie bestimmte Katalogberufe. Texter, Übersetzerinnen oder Entwickler arbeiten oft freiberuflich, wer Waren verkauft oder vermittelt, meist gewerblich. Die Einordnung entscheidet das Finanzamt; im Zweifel frag vorher nach.

• Gewerbe: Anzeige bei der Gemeinde, gleichzeitig mit dem Beginn (§ 14 GewO). Die Gemeinde informiert das Finanzamt.
• Freiberuf: Du meldest dich innerhalb eines Monats selbst beim Finanzamt (§ 138 AO), in der Regel mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER.

Beides geht nur mit einer Anschrift in Deutschland, an die Gemeinde und Finanzamt schreiben können. Was mit Betrieb und Anschrift passiert, wenn du dich abmeldest, steht unter Wohnsitz abmelden.

Kleinunternehmer oder Umsatzsteuer

Nach § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben, wenn dein Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Als Kleinunternehmer stellst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus, kannst aber auch keine Vorsteuer aus deinen Einkäufen zurückholen. Kaufst du teure Technik, rechne nach, ob sich die Regelbesteuerung lohnt.

Rechnungen an Geschäftskunden im EU-Ausland

Erbringst du eine Dienstleistung an ein Unternehmen, liegt der Leistungsort in der Regel dort, wo der Kunde sein Unternehmen betreibt (§ 3a Abs. 2 UStG). Schuldet der Kunde in seinem Land die Steuer, muss deine Rechnung den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ tragen und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern von dir und vom Kunden nennen (§ 14a Abs. 1 UStG). Die Nummer vergibt das Bundeszentralamt für Steuern; die Mitteilung kommt nur per Post, also an deine Anschrift in Deutschland. Prüf die Nummer deines Kunden vor der ersten Rechnung über das Bestätigungsverfahren des Bundeszentralamts.

Für solche Leistungen gibst du außerdem eine Zusammenfassende Meldung ab: in der Regel für jedes Kalendervierteljahr, bis zum 25. Tag nach dessen Ende, elektronisch an das Bundeszentralamt für Steuern (§ 18a UStG). Wer das vergisst, merkt es oft erst, wenn der Kunde im Ausland Fragen von seinem Finanzamt bekommt.

Buchhaltung aus der Ferne

Unterwegs gehen Papierbelege verloren. Fotografier jeden Beleg sofort mit einer Buchhaltungs-App oder leg ihn in einen festen Cloud-Ordner pro Monat. Nach § 147 AO bewahrst du Buchungsbelege acht Jahre auf, Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse zehn Jahre, empfangene und gesendete Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist.

Drei Gewohnheiten, die viel Ärger sparen:

• Ein eigenes Geschäftskonto, damit private Ausgaben im Ausland nicht in der Buchhaltung landen.
• Feste Termine für Umsatzsteuer-Voranmeldung und Zusammenfassende Meldung im Kalender, mit Erinnerung eine Woche vorher.
• Post vom Finanzamt digital lesen: Bescheide kommen oft per Brief, Fristen laufen ab Bekanntgabe. Siehe Post im Ausland empfangen.

Steuerpflicht im Gastland

Ob du als Selbstständiger auch im Gastland Steuern zahlen musst, hängt von Wohnsitz, Aufenthaltsdauer und Doppelbesteuerungsabkommen ab. Ein Arbeitsplatz, den du lange nutzt, kann im Ausland eine Betriebsstätte begründen. Wer mehrere Monate in einem Land arbeitet, sollte das vorher mit einer Steuerberatung klären. Die Grundlagen stehen unter Steuern als digitaler Nomade, Wege in die Selbstständigkeit unter Remote Arbeit finden.

Häufige Fragen