Workation mit dem Arbeitgeber: A1-Bescheinigung, Steuern, Vereinbarung

Was der Arbeitgeber vor einer Workation prüft

Einen Anspruch auf mobiles Arbeiten, auch nicht aus dem Ausland, gibt es nach Angaben des Bundesarbeitsministeriums nicht. Dein Arbeitgeber entscheidet. Er schaut auf drei Fragen:

1. Sozialversicherung: Bleibst du in der deutschen Sozialversicherung, oder wird das Zielland zuständig?
2. Lohnsteuer: Darf das Zielland deinen Lohn für die Arbeitstage dort besteuern?
3. Betrieb und Daten: Entsteht durch deine Arbeit im Ausland eine Betriebsstätte, und sind Firmendaten unterwegs geschützt?

Viele Unternehmen beantworten diese Fragen mit einer festen Regel, etwa einer Höchstzahl an Wochen pro Jahr. Frag nach einer solchen Regel, bevor du einen eigenen Vorschlag machst.

Sozialversicherung in der EU: Entsendung und A1-Bescheinigung

Grundsätzlich gilt das Sozialversicherungsrecht des Staates, in dem du arbeitest. Die Ausnahme ist die Entsendung nach Art. 12 Abs. 1 der Verordnung (EG) 883/2004. Die DVKA nennt dafür folgende Bedingungen:

• Du arbeitest im anderen Mitgliedstaat für deinen in Deutschland ansässigen Arbeitgeber.
• Die Tätigkeit dauert voraussichtlich höchstens 24 Monate.
• Du löst keine andere entsandte Person ab.
• Unmittelbar vorher galt für dich mindestens einen Monat deutsches Recht.
• Der Arbeitgeber ist gewöhnlich in Deutschland tätig.

Wichtig für Workations: Laut DVKA schließt es eine Entsendung nicht aus, dass der Auslandsaufenthalt auf deinen Wunsch zurückgeht. Entscheidend ist, dass der Arbeitgeber zustimmt, deine Arbeit entgegennimmt und das Gehalt weiterzahlt. Die DVKA empfiehlt, die Befristung schriftlich zu vereinbaren.

Der Nachweis ist die A1-Bescheinigung. Seit 2019 beantragt der Arbeitgeber sie elektronisch, aus einem systemgeprüften Entgeltprogramm oder über eine Ausfüllhilfe (§ 106 SGB IV). Steht fest, dass deutsches Recht gilt, gehen die Daten innerhalb von drei Arbeitstagen an den Arbeitgeber zurück, der sie dir weitergibt. Nimm die Bescheinigung mit; Behörden im Zielland können sie verlangen.

Workation außerhalb der EU

Für Staaten außerhalb der EU gibt es kein einheitliches Verfahren. Mit einigen Staaten hat Deutschland Sozialversicherungsabkommen, die eigene Entsendungsregeln enthalten. Gibt es kein Abkommen, kann nach deutschem Recht die Ausstrahlung greifen: Die deutsche Versicherungspflicht gilt weiter, wenn die Entsendung „infolge der Eigenart der Beschäftigung oder vertraglich im Voraus zeitlich begrenzt“ ist (§ 4 Abs. 1 SGB IV). Ob das Zielland zusätzlich eigene Beiträge verlangt, richtet sich nach dessen Recht. Frag deinen Arbeitgeber oder die DVKA vor der Buchung.

Lohnsteuer: was die 183-Tage-Regel wirklich sagt

Bleibst du in Deutschland ansässig, darf nach Art. 15 Abs. 2 des OECD-Musterabkommens, dem die meisten deutschen Doppelbesteuerungsabkommen folgen, nur Deutschland deinen Lohn für die Arbeit im Ausland besteuern, wenn alle drei Bedingungen erfüllt sind:

1. Du hältst dich nicht länger als 183 Tage im Tätigkeitsstaat auf (je nach Abkommen im Kalenderjahr, im Steuerjahr oder in einem Zeitraum von zwölf Monaten).
2. Der Arbeitgeber, der den Lohn wirtschaftlich trägt, ist nicht im Tätigkeitsstaat ansässig.
3. Der Lohn wird nicht von einer Betriebsstätte des Arbeitgebers im Tätigkeitsstaat getragen.

Fehlt eine Bedingung, darf auch der Tätigkeitsstaat besteuern. Wie die Tage gezählt werden, erläutert das BMF-Schreiben vom 12. Dezember 2023. Bei Abkommen, die auf den Aufenthalt abstellen (etwa mit Frankreich, Italien und Österreich), gilt: Schon eine kurze Anwesenheit an einem Tag zählt als voller Tag. Ankunfts- und Abreisetag, Wochenenden und Feiertage vor Ort sowie Urlaubstage im engen Zusammenhang mit der Tätigkeit werden mitgezählt. Mehrere Aufenthalte im selben Staat werden addiert.

Bei einer Workation von einigen Wochen ist die 183-Tage-Grenze selten das Problem. Heikler ist die dritte Bedingung: Ob deine Arbeit im Ausland für den Arbeitgeber eine Betriebsstätte begründen kann, muss er selbst beurteilen. Deshalb begrenzen viele Firmen Dauer und Art der Tätigkeit.

So stellst du die Anfrage

1. Interne Regel suchen: Frag die Personalabteilung, ob es eine Richtlinie für Workations gibt, mit Höchstdauer und erlaubten Ländern.
2. Ziel passend wählen: Ein EU-Land mit geringer Zeitverschiebung ist für den Arbeitgeber am einfachsten, weil die A1-Bescheinigung die Sozialversicherung klärt.
3. Schriftlich vorschlagen: Land, Ort, Beginn und Ende, Arbeitszeiten in deutscher Zeit, Erreichbarkeit und welche Aufgaben du dort erledigst.
4. Bedenken vorwegnehmen: Biete an, keine Verträge vor Ort zu verhandeln, nur über das Firmen-VPN zu arbeiten und die Tage im Ausland zu dokumentieren.
5. Zusage festhalten: Erst wenn die Vereinbarung schriftlich vorliegt und die A1-Bescheinigung beantragt ist, buchst du.

Wenn der Arbeitgeber ablehnt

Frag nach dem Grund. Oft lässt sich die Sorge auflösen: Ein kürzerer Zeitraum, ein EU-Land statt eines Ziels außerhalb der EU oder ein Land ohne Zeitverschiebung sind leichter zu genehmigen. Eine Alternative ist, Urlaub an das Reiseziel zu hängen und dort nicht zu arbeiten.

Heimlich aus dem Ausland zu arbeiten ist keine gute Idee. Ohne Zustimmung gibt es keine A1-Bescheinigung, die Frage der Sozialversicherung im Zielland bleibt offen, und außerhalb der EU arbeitest du womöglich ohne den nötigen Aufenthaltsstatus. Mit dem Vertrauen des Arbeitgebers riskierst du außerdem die Chance auf eine spätere Zusage.

Was in die Workation-Vereinbarung gehört

Krankenversicherung während der Workation

Bei einer Entsendung in einen EU-Staat bleibst du in deiner Krankenkasse. Mit der Europäischen Krankenversicherungskarte bekommst du notwendige Behandlungen nach dem Recht des Aufenthaltsstaats. Bei beruflich bedingten Aufenthalten übernimmt nach § 17 SGB V der Arbeitgeber die Kosten notwendiger Behandlungen und lässt sie sich von der Krankenkasse erstatten. Einen Rücktransport nach Deutschland zahlt die gesetzliche Krankenversicherung nicht. Mehr im Artikel Auslandskrankenversicherung.

Häufige Fragen