Dokumente digital dabeihaben
Pass verloren, Handy gestohlen, Laptop kaputt: Mit gut abgelegten digitalen Kopien bist du schneller wieder handlungsfähig. Und manche Post von Behörden kommt gar nicht mehr auf Papier, sondern als Abruf im Online-Postfach.
Inhalt
Was du digital dabeihaben solltest
| Dokument | Wozu |
|---|---|
| Reisepass (Datenseite) und Personalausweis | Ersatzdokument bei der Botschaft, Identitätsnachweis |
| Visa, Aufenthaltsbescheinigungen, Ein- und Ausreisestempel | Nachweis des legalen Aufenthalts, Zählung der Aufenthaltstage |
| Führerschein, internationaler Führerschein | Mietwagen, Roller, Identität |
| Krankenversicherung: Police, Notfallnummer, englische Bestätigung | Arzt, Krankenhaus, Einreise in Länder mit Versicherungspflicht |
| Impfnachweise | Einreise und Arztbesuche |
| Arbeitsvertrag, A1-Bescheinigung, Nachweis der Selbstständigkeit | Visum, Anmeldung im EU-Ausland, Kontrollen |
| Bankkarten (Vorder- und Rückseite ohne Prüfnummer) und Sperrnummern | Sperren und Ersatz bei Verlust |
| Steuer-Identifikationsnummer, Steuernummer, Zugangsdaten-Hinweise | Steuererklärung und Behördenkontakt aus der Ferne |
Beim Personalausweis gilt eine Besonderheit: Nach § 20 Abs. 2 PAuswG darf ihn nur der Inhaber oder eine andere Person mit seiner Zustimmung ablichten, und die Kopie muss eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein. Schreib also „Kopie“ quer über das Bild, bevor du es speicherst.
Wo du speicherst: drei Orte
- Verschlüsselt in der Cloud: erreichbar, auch wenn Handy und Laptop weg sind. Schütz das Konto mit Zwei-Faktor-Anmeldung und merk dir, wie du ohne dein Handy hineinkommst, zum Beispiel mit ausgedruckten Wiederherstellungscodes.
- Offline auf dem Handy: für Momente ohne Netz, etwa an der Grenze.
- Bei einer Vertrauensperson zu Hause: Sie kann dir im Notfall Kopien schicken, Briefe öffnen und mit Behörden sprechen. Für Behördengänge in deinem Namen braucht sie eine schriftliche Vollmacht; mehr dazu unter Post im Ausland empfangen.
Leg zusätzlich eine Papierkopie der Passdatenseite getrennt vom Pass in dein Gepäck.
Wenn der Pass weg ist
Die deutschen Auslandsvertretungen können dir einen „Reiseausweis als Passersatz zur Rückkehr in die Bundesrepublik Deutschland“ ausstellen. Dauert dein Aufenthalt länger oder willst du weiterreisen, darf die Vertretung in bestimmten Fällen einen vorläufigen Reisepass ausstellen. Die Bundesregierung empfiehlt, Kopien der Ausweisdokumente mitzuführen, weil sie die Identitätsprüfung erleichtern. Führerschein und Personalausweis können dagegen nur deutsche Behörden neu ausstellen.
So gehst du vor: Verlust oder Diebstahl bei der örtlichen Polizei anzeigen und die Bestätigung mitnehmen, dann die zuständige Auslandsvertretung kontaktieren und deine Kopien vorlegen. Plan Zeit ein, bevor du weiterreist, und informier deine Unterkunft.
Online-Ausweis sperren
Hast du die Online-Ausweisfunktion aktiviert und ist der Ausweis weg, lass sie sperren. Die Sperrhotline erreichst du aus dem Ausland unter +49 116 116 oder +49 30 40 50 40 50, gebührenpflichtig. Du brauchst dein Sperrkennwort: Seit dem 17. Februar 2025 steht es auf dem Aushändigungsschein, den du bei der Abholung bekommen hast, bei älteren Ausweisen im PIN-Brief. Fotografier das Kennwort vor der Reise und leg es zu deinen Kopien. Ohne Kennwort geht die Sperre nur über die Personalausweisbehörde.
Behörden online statt Papier
Gibst du deine Steuererklärung elektronisch ab, stellt das Finanzamt den Bescheid in der Regel zum Abruf bereit, statt ihn zu schicken (§ 122a AO). Der Bescheid gilt dann am vierten Tag nach der Bereitstellung zum Abruf als bekanntgegeben, und die Einspruchsfrist läuft, auch wenn du nicht hineinschaust. Richte deshalb vor der Reise ein:
- ein ELSTER-Konto mit Benachrichtigung per E-Mail an eine Adresse, die du täglich liest,
- die Online-Ausweisfunktion mit PIN, damit du dich bei Behörden digital ausweisen kannst,
- Online-Zugänge zu Krankenkasse, Bank und Rentenversicherung.
Für alles, was weiter auf Papier kommt, lies Post im Ausland empfangen und Digitaler Briefkasten.
Häufige Fragen
Darf ich meinen Personalausweis einscannen?
Ja. Nach § 20 Abs. 2 PAuswG darfst du als Inhaber deinen Ausweis kopieren. Die Kopie muss aber eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein, und andere dürfen sie nur mit deiner Zustimmung anfertigen und nicht weitergeben.
Was tue ich, wenn mein Reisepass im Ausland verloren geht?
Zeig den Verlust bei der örtlichen Polizei an und wende dich an die deutsche Botschaft oder das Konsulat. Dort bekommst du einen Reiseausweis als Passersatz für die Rückkehr oder in bestimmten Fällen einen vorläufigen Reisepass. Kopien deiner Dokumente beschleunigen das.
Quellen
Geprüft am 27.10.2026. Gesetze, Visa-Bedingungen und Gebühren ändern sich; maßgeblich ist die jeweils aktuelle Fassung bei der zuständigen Stelle. Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.